職場觀點》謝文憲的極憲思維

某日在課堂中，和學員一起討論「職場浪費時間、減損效率的十大殺手」，結果很意外的發現，全班33位各級主管心中的第一名竟然全都是「無效的會議」。坐在後面聽講的總經理聽聞答案後，臉色大變。

其中一位學員的回答最令人玩味：「我是來上班，不是來開會的」，他心中好似有一股怒火不吐不快，坐下時又再補一句：「公司的會議已經病入膏肓」，全班都笑了，只見總經理的臉色越來越沉重。

會議真的很花錢

我觀察職場多年，無效會議不外乎「過多」、「冗長」、「不必要」這三種，除了與會者缺乏信任基礎，對主席、老闆或公司長期缺乏共識的組織型態以外，其實上述無效會議都有方法解決。

一般組織平均約花費7~15%的工時成本在開會上，中階主管更高達約35%，而高階主管幾乎花60%的時間在開會，所以開會真的是件非常昂貴的行為。

在這裡舉近期看到的三個「有效會議」的案例跟大家分享。

靠科技協助　縮短會議時間

上個月我與在清大擔任教職的好友，在校園內的咖啡廳碰面，除了討論暑假廣播專訪的內容外，也順便談談今年我在清大校園演講活動的規劃。午飯後，他在圖書館裡預約了一間小會議室，和兩位承辦同仁一起開會。

會議室的預約時間是下午1~2點，大家聊著聊著好不愉快。未料1點45分，掛在門口的小機器發出了悅耳的聲音：「您的預約時間還剩15分鐘」，頓時大家都笑了，隨後好友跟我說：「憲哥，你該準備離開了，因為兩點鐘會準時切掉電源喔。」

「真有這麼嚴重嗎？」我問。

「真的會斷電喔。」

心得：會議室跟好吃的餐廳一樣，一定要預約。
預約後，為防止人性的惡習，輔以科技的協助，必能有效縮短會議時間。

「老闆」是有效會議的成功關鍵

三月初我到一家醫美診所，擔任口語表達訓練的講師，下午的演練時段，由於課程助理臨時外出處理下午茶事宜，沒人可以負責按碼表計時，執行長看出我有些不悅，連忙說：「憲哥別氣，我們開會不用助理計時，我跟你介紹一樣好東西。」

電源插上、遙控器一按，牆上的LED計時器立馬出現「05:00」字樣，執行長說「演練時間5分鐘一到，它就會嗶嗶叫了」。

執行長解釋：「我們公司開會報告，連我在內，每一個人都有限時間，會議通知上會載明每一個人的時間長短，超時就是下台。現在大家長話短說的能力都很好，但是比較沒重點，所以才需要你來訓練。」我露出淺淺的微笑，一家一百多人的公司思維，從執行長會議管理的成功祕訣就略見一二了。

心得：會議要有效，除了靠科技輔助外，執行的人，尤其是上位者，才是有效會議的成功關鍵。

有效的會議與簡報是需要「被準備」的

年後我邀請12位企業內訓講師進行新春團拜以及產業聯誼，並請大家準備15分鐘的產業觀察報告，或是過去一年企業訓練的經驗分享，大家緊張的不是團拜，而是報告。

對這些驍勇善戰的企業講師而言，報告根本不是難事，但要在15分鐘內讓台下這些老江湖點頭買單，才是真正的難事。我的規定是：「超時滿1分鐘，捐助慈善單位一千元，超過5分鐘，全場會鼓掌逼你下台。」

知名簡報講師王永福老師，特別show出他在pad上的倒數計時器，就放在簡報者的前方，字體大、聲音響亮，10分鐘後開始出現提示音，之後每隔1分鐘再提示一次。上午10點開始逐一分享，中午還吃飯1小時，全部12位老師分享與Q&A完，竟還不到3點鐘，我不是要強調大家有多準時，而是要強調不僅準時，過程中大家還能享受愉快的互動。

心得：有效的會議與簡報是需要「被準備」的，除了日常提升員工的工作技能外，還要養成大家長話短說的能力。試想，面對台下這群人，應該要說什麼，而不是自顧自，只把你會說的一股腦兒全說出來。透過規則、機制、共識和默契，人人都可以成為有效的會議參與者。

結語

信義房屋董事長周俊吉曾說「開會遲到多久，就罰站多久，員工是，董事長也是」，希望大家別再受會議荼毒了，有效會議，從主管做起。